HUMDatenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
HUMIQA GmbH, Auerspergstraße 11, 1080 Wien, Österreich
FN 681173 a (Handelsgericht Wien) · UID ATU83531849
Telefon: +43 1 228 28 500 · E-Mail: office@humiqa.com
Datenschutzanfragen richten Sie bitte an office@humiqa.com.
2. Überblick
Die HUMIQA GmbH entwickelt und betreibt Betriebssoftware, insbesondere Chronela, sowie maßgeschneiderte Software für Unternehmen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wofür wir sie verwenden, an wen wir sie weitergeben, wie wir sie schützen und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für:
- die Website humiqa.com einschließlich Kontaktformular,
- das Kundenportal und die Anmeldung unter humiqa.com,
- die Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Lieferanten (Angebote, Verträge, Rechnungen, Support),
- unsere Softwareprodukte, soweit die HUMIQA GmbH selbst Verantwortliche ist.
Rollenverteilung bei unseren Produkten: Setzt ein Unternehmen unsere Software ein, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher für die Daten seiner Mitarbeiter, Kunden und Gäste. Die HUMIQA GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für Chronela gilt ergänzend die Datenschutzerklärung unter chronela.com/datenschutz.
3. Website humiqa.com
Server-Protokolle
Beim Aufruf der Website speichert unser Webserver IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser-Typ und die verweisende Seite. Diese Daten dienen der Sicherheit und dem störungsfreien Betrieb und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Kontaktformular und E-Mail
Wenn Sie das Kontaktformular nutzen oder uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Betrieb, Nachricht, Thema) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Anfrage wird in unserem System gespeichert und an office@humiqa.com zugestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Anfragen ohne Vertragsabschluss löschen wir nach spätestens zwölf Monaten.
Webanalyse
Wir verwenden Plausible Analytics, einen datenschutzfreundlichen Webanalysedienst. Plausible setzt keine Cookies, bildet keine Nutzerprofile und speichert keine personenbezogenen Daten. Gezählt werden Seitenaufrufe, Herkunft und Gerätetyp in aggregierter Form. Weitere Informationen: plausible.io/data-policy.
Schriftarten
Die Website lädt Schriftarten von Google Fonts. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, damit die Schrift ausgeliefert werden kann. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Cookies
Die Website setzt keine Tracking-Cookies und keine Werbe-Cookies. Technisch notwendige Cookies werden nur im Kundenportal für die Anmeldung verwendet.
4. Kundenportal und Anmeldung
Kunden erhalten Zugang zu einem Kundenportal (humiqa.com/portal). Dort verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Betrieb, Rolle, Anmeldezeitpunkte und sicherheitsrelevante Protokolle (z. B. fehlgeschlagene Anmeldungen). Zweck ist die Bereitstellung des Portals, die Verwaltung von Verträgen, Rechnungen und Supportanfragen sowie die Sicherheit der Konten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit). Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Eine Zwei-Faktor-Anmeldung steht zur Verfügung.
5. Interessenten, Kunden und Lieferanten
Zur Anbahnung, Durchführung und Abrechnung von Verträgen verarbeiten wir Kontaktdaten (Name, Funktion, Adresse, E-Mail, Telefon), Vertragsdaten (Angebote, Leistungsumfang, Laufzeiten), Abrechnungsdaten (Rechnungen, Zahlungen, Bankverbindung soweit mitgeteilt) und Kommunikationsdaten (E-Mails, Supportanfragen, Gesprächsnotizen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungen und Buchhaltung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 132 BAO und § 190 UGB (Aufbewahrung sieben Jahre). Mit Angebotsanfragen über den Preiskonfigurator von Chronela erzeugte Angebote werden zu diesem Zweck gespeichert.
6. Zahlungsabwicklung
Für Kartenzahlungen und Online-Zahlungen setzen wir Stripe ein (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland). Zahlungsdaten wie Kartennummer werden direkt bei Stripe eingegeben und verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten, sondern nur Zahlungsstatus, Betrag, Referenz und die für die Buchhaltung nötigen Angaben. Stripe ist eigenständig Verantwortlicher für die Abwicklung der Zahlung. Informationen: stripe.com/at/privacy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Überweisungen werden über unsere Geschäftsbanken abgewickelt.
7. E-Mail und Benachrichtigungen
Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation läuft über Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Systemnachrichten unserer Produkte (z. B. Zugangsdaten, Rechnungen, Benachrichtigungen) werden über den Versanddienst Resend (Resend, Inc., USA) zugestellt; dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht verarbeitet. Für Dienstleister außerhalb der EU bestehen EU-Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
8. Hosting und Empfänger
Unsere Website, das Kundenportal und unsere Produkte werden auf Servern betrieben, die von Hostinger International Ltd. in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland, bereitgestellt werden. Die Daten verlassen die Europäische Union nicht, sofern oben nichts anderes angegeben ist. Weitere Empfänger im Einzelfall:
- Apple Push Notification Service und Google Firebase Cloud Messaging für Push-Benachrichtigungen unserer Apps (Geräte-Token und Nachrichteninhalt).
- Stripe für Zahlungen (siehe Abschnitt 6).
- Google Gemini für KI-Funktionen wie Belegerkennung oder Textvorschläge, nur wenn ein Kunde diese Funktion aktiviert hat und nur mit den dafür nötigen Inhalten.
- Steuerberatung und Buchhaltung für Rechnungen und Belege, soweit gesetzlich erforderlich.
- Behörden, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Wir verkaufen keine Daten.
9. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Server-Protokolle der Website | bis zu 14 Tage |
| Anfragen ohne Vertragsabschluss | bis zu 12 Monate |
| Vertrags- und Abrechnungsdaten | 7 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (§ 132 BAO, § 190 UGB) |
| Kundenportal-Konto | bis zur Löschung des Kontos, danach Sperre und Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten |
| Daten in unseren Produkten (als Auftragsverarbeiter) | für die Dauer des Vertrags mit dem Kunden; nach Vertragsende Export auf Wunsch und anschließende Löschung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrung entgegensteht |
10. Sicherheit
Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Zugriffe sind rollenbasiert und werden protokolliert. Sensible Inhalte wie Chat-Nachrichten und Zugangsdaten zu Drittsystemen werden auf dem Server zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Es werden tägliche, verschlüsselte Sicherungen mit Außerhaus-Kopie angefertigt. Administrative Zugriffe sind auf wenige, namentlich bekannte Personen beschränkt und mit Zwei-Faktor-Anmeldung gesichert.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an office@humiqa.com. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten (z. B. als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Betriebs, der Chronela nutzt), leiten wir sie an den Verantwortlichen weiter und unterstützen bei der Erledigung.
Beschwerden können Sie bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einbringen: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at.
12. Konto und Daten löschen
Konten im Kundenportal löschen wir auf Anfrage an office@humiqa.com. Konten in Chronela werden vom jeweiligen Betrieb verwaltet; eine Anleitung finden Sie unter chronela.com/datenschutz.
13. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Leistungen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter humiqa.com/datenschutz.